En cette ère de la transformation numérique, la gestion électronique des documents s’est imposée comme une nécessité pour les entreprises. Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, la gestion de documents n’est pas une mince affaire. L’accumulation de documents sur vos serveurs peut rapidement devenir un casse-tête, d’autant plus si vous n’avez pas les bons outils pour les gérer. C’est là qu’interviennent les logiciels de gestion électronique de documents (GED). Mais face à la multitude de solutions disponibles, comment choisir entre un système GED cloud et un système GED local ? Quels sont les meilleurs logiciels GED pour chaque option ? C’est ce que nous allons détailler dans cet article.
La GED Cloud : Avantages et meilleurs logiciels
La gestion électronique des documents en mode cloud est de plus en plus prisée par les entreprises pour sa flexibilité et sa facilité de mise en place. En effet, les solutions GED cloud sont hébergées sur les serveurs de fournisseurs de services, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin d’investir dans de l’équipement coûteux pour stocker vos documents.
Parmi les logiciels GED cloud les plus performants, on retrouve notamment :
- DocuWare : Ce logiciel GED moderne et intuitif propose une gestion documentaire en mode cloud extrêmement efficace. Il offre des fonctionnalités de capture, d’indexation et de recherche avancées qui facilitent grandement le travail des utilisateurs.
- M-Files : Grâce à sa technologie basée sur l’IA, M-Files permet une organisation et une gestion des documents en entreprise innovante. Son interface intuitive facilite la recherche et le partage de documents.
- Alfresco : Cette solution GED open source est une option intéressante pour les entreprises qui cherchent une alternative plus économique. Alfresco offre une gestion documentaire efficiente avec des fonctionnalités de collaboration avancées.
La GED Locale : Avantages et meilleurs logiciels
La gestion électronique des documents en mode local, aussi appelée on-premise, offre d’autres avantages. Elle donne un contrôle total sur les documents de l’entreprise et garantit une sécurité maximale, car les données sont stockées sur vos propres serveurs.
Voici quelques-uns des meilleurs logiciels GED pour une gestion documentaire locale :
- OpenKM : C’est une solution GED open source qui offre une grande flexibilité et de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des documents. Elle comprend des outils pour la capture de documents, l’indexation, la recherche, mais aussi la gestion des workflows.
- Nuance Power PDF : Ce logiciel permet de créer, convertir, modifier et partager des documents PDF avec une grande facilité. Il offre un ensemble d’outils puissants pour la gestion des documents.
- Laserfiche : Ce système GED propose une plateforme complète pour la gestion électronique des documents. Il offre des fonctionnalités de capture, de classification, de recherche et de partage des documents.
GED cloud ou GED locale : Comment choisir ?
Le choix entre une solution GED cloud et une solution GED locale dépend en grande partie des besoins spécifiques de votre entreprise. En effet, chaque option a ses propres avantages.
La GED cloud est idéale pour les entreprises qui cherchent une solution flexible, facile à mettre en place, et qui ne nécessite pas d’investissement important en matériel. Elle offre également l’avantage de pouvoir accéder aux documents de n’importe où, à condition d’avoir une connexion internet.
La GED locale, quant à elle, convient davantage aux organisations qui ont besoin d’un contrôle total sur leurs documents d’entreprise et qui préfèrent stocker leurs données sur leurs propres serveurs pour des raisons de sécurité.
Vers une gestion documentaire optimisée
En définitive, qu’elle soit cloud ou locale, la gestion électronique des documents est un enjeu stratégique pour les entreprises à l’ère du numérique. Choisir le logiciel GED qui convient le mieux à vos besoins est donc crucial pour optimiser la gestion de vos documents.
Alors, GED cloud ou GED locale ? C’est à vous de peser les pour et les contre, et de choisir la solution qui correspondra le mieux à vos besoins et à vos contraintes. Il s’agit là d’un choix stratégique qui influencera grandement la productivité de votre entreprise.